มารยาทในการใช้เครื่องมือสื่อสารใน ออฟฟิศ
          โลกธุรกิจทุกวันนี้ มีเครื่องมือสื่อสารแปลกๆมากมาย ที่เราอาจไม่คุ้นเคยกับมัน เทปตอบ รับหรือฝากข้อความผ่านโทรศัพท์ ก็เป็นเครื่องมือหนึ่ง ซึ่งทำความลำบากใจให้กับหลายๆคน มาแล้ว เพราะบางครั้งเมื่อโทรเข้าไปแล้วพบกับเครื่องมือน้ บางคนก็จะตกใจทำอะไรไม่ถูกหรือ บางทีบางคนซื้อมาก็ไม่ทราบว่า จะอัดข้อความตอนเริ่มต้นอย่างไรให้คนฝากข้อความฟังได้เรื่องได้ราวมากที่สุด การสื่อสารกันผ่านอุปกรณ์แบบนี้แทนที่จะสะดวกเลยกลับกลายเป็นอุปสรรคไปแทน

          เครื่องมือของคุณ เพราะคุณเป็นคนซื้อของใช้นี้มา จุดประสงค์หลักคือต้องการใช้ประโยชน์มัน ดังนั้น จงอย่ากลัวหรือย่าประหม่าที่จะอัดข้อความตอนเริ่มต้นเทปเป็นการชวนเชิญ ให้คนฝากข้อความ ถ้าคุณยังทำไม่ได้แล้วใครเขาจะกล้าฝากเรื่องสำคัญๆ ถึงคุณ หากไม่รู้ว่าจะ เริ่มต้นอย่างไรดี ให้ค่อยๆทำตามขั้นตอนดังนี้

          1. เขียนคำพูดที่คุณต้องการจะอัดลงในกระดาษ และซ้อมอ่านเองจนคล่องก่อนหลายๆ ครั้ง เพื่อไม่ให้ติดขัด
          2. เมื่อกดเทปอัดข้อความ สิ่งแรกที่ควรทำคือ 'ยิ้ม' ก่อนแล้วค่อยอ่านข้อความเหล่านั้นลงไป การยิ้มนี้เป็นจิตวิทยาอย่างหนึ่ง ที่จะทำให้เสียงที่คุณจะอัดลงไปฟังดูเป็นกันเองและน่าฟัง มากขึ้น ไม่แข็งทื่อ
          3. ห้ามใส่เสียงเอฟเฟ็คท์ต่างๆ ลงไป เช่น เสียงฟ้าร้อง เสียงการ์ตูนทั้งหลาย ฯลฯ เพราะ มันดูไม่ใช่มืออาชีพ
          4. เรื่องสำคัญก็คือ ต้องบอกตัวเองว่าให้มีความกล้าเข้าไว้ที่จะอัดเสียง อย่ากลัวเครื่องเทป ข้อความที่คุณจะอัดชวนเชิญอาจเป็นดังนี้

          "สวัสดีค่ะ ดิฉัน (ชื่อและนามสกุลของคุณ) กำลังพูดอยู่ หลังจากเสียงสัญญาณ กรุณาฝาก ข้อความ ชื่อ และหมายเลขโทร. กลับ ทั้งเวลาที่จะติดต่อได้ เพื่อดิฉันจะได้ติดต่อกลับไปเมื่อ สะดวกได้เร็วที่สุด ขอบคุณค่ะ
          เพียงเท่านี้ก็นับว่าเพียงพอไม่จำเป็นต้องพูดอะไรให้มันมากความ ข้อสำคัญก็คือควรฉลาด พอที่จะไม่บอกฝากเครื่องอัดเทปไว้ว่าขณะนี้คุณไม่อยู่บ้าน เพราะดีไม่ดี นอกจากจะได้ข้อความ แล้วยังอาจได้ผู้บุกรุกหรือโจรเข้ามาขโมยของก็ได้ กันไว้ก่อนจะปลอดภัยกว่า ไม่มีใครตอบได้ ว่าที่คุณยังไม่รับโทรศัพท์เป็นเพราะคุณยังไม่สะดวกหรือเพราะคุณไม่อยู่ อย่าบอกสิ่งที่เป็นอันตรายกับตัวเอง

          ฝากข่าวให้เป็น ในขณะเดียวกันหากคุณโทรเข้าไป เพื่อฝากข้อความให้กับคนอื่นถึงระลึก ว่าการฝากข้อความนั้นจะต้องรวบรัดและกระชับกับเวลาที่เทปจะอัดด้วย มีหลายคนที่พูดไม่ ออกเพราะไม่ทันได้เตรียมใจว่าจะต้องพบกับเครื่องเทป เมื่อได้ยินข้อความตอนต้นของเทปที่ เชิญให้คุณฝากข้อความ ไม่ว่าจะคุ้นเคยหรือไม่ก็ตาม ควรรวบรวมสติให้ดีที่สุด เพราะคุณโทร มาด้วยเจตนาบริสุทธิ์และมีธุระจะพูด ไม่ได้ทำอะไรผิดสักนิดที่ต้องกลัว ข้อความที่จะต้องฝากนั้นมีจุดหลักๆ สำคัญคือ ใครโทรมาเรื่องอะไร เมื่อไหร่ ที่ไหน และ ทำไม เมื่อจะพูด ให้นึกถึงเรื่องหลักทั้งหมดนี้ก่อนและพูดให้ครบ ตัวอย่างเช่น

          "สวัสดีค่ะ ดิฉัน (ชื่อ นามสกุล) โทร. มาเวลา...ของวัน... เรื่องการสัมมนาเพื่อยืนยัน จำนวนคนลงทะเบียนทั้งหมด 12 คน ในวัน...เวลา... ด้วยค่ะ"

          นี่เป็นตัวอย่างการฝากข้อความที่ไม่ได้ยากเย็นอะไร เพียงแต่คุณต้องรวมคำพูดให้ดีๆ และ กระชับขึ้น วิธีการฝากข้อความที่ดี คือต้องมีจุดหลักเหล่านี้ อย่าพูดเยิ่นเย้อหรือพูดตลกออดอ้อน ต่างๆ ฝากไว้ในเทป เพราะนอกจากจะเสียเวลาโดยไร้ประโยชน์แล้ว เสียงของคุณเองยังเป็น ของคุณเองยังเป็นหลักฐานในพฤติกรรมเด็กๆ ไร้สาระให้คนฟังอีกไม่รู้กี่คนต่อกี่คนทราบทั่วว่า วุฒิภาวะคุณไม่เพียงพอ
          มารยาทการฟังและฝากข้อความ เมื่อมีข้อความฝากถึงคุณ ส่วนใหญ่ไฟสัญญาณขอเครื่อง จะกระพริบ คุณควรรับฟังข้องความนั้นๆ อย่าปล่อยทิ้งไว้ข้ามวัน เพราะเป็นสิ่งที่คนฝากจะรู้ สึกว่าคุณละเลยเขา และหากคุณเองเป็นผู้ที่ต้องฝากข้อความไปยังผู้อืนบ้าง ก็อย่าลืมมารยาท

          - มั่นใจที่จะฝากข้อความเอาไว้เมื่อพบกับเทปแม้ว่าคุณจะโทร.เบอร์ผิดก็ตาม ก็ควรบอกไว้ ว่าคุณโทร.ผิดเบอร์ ไม่เสียหายอะไร และทางตะวันตกถือว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับความปลอดภัย ของเขาที่จะกังวลหากมีการโทร.เข้ามาแล้ว ไม่มีข้อความฝาก ซึ่งอาจหมายถึงผุ้ไม่ประสงค์ดี โทร.มาเช็คเวลาอยู่บ้านของเขา
          - ควรให้ชื่อเต็มของคุณเวลาฝากข้อความ ไม่ว่าคุณจะคุ้นเคยกับเจ้าของเครื่องอย่างไรก็ ตาม ไม่มีใครจะรู้ได้ว่า "ผมเปี๊ยกครับ" นี่เป็นเปี๊ยกไหน หากเขารู้จักคนชื่อซ้ำกันนี้ถึง 2 คนขึ้น ไป สิ่งนี้ถือเป็นมารยาทในการที่จะให้ความสะดวกแก่คนรับอีกทางหนึ่งที่คุณไม่ ควรละเลย
          - บอกสาเหตุที่คุณโทร. มาให้เข้าทราบด้วย ไม่ใช่ฝากข้อความพูดเล่นเหลวไหล ถ้าเป็น การโทร. มาคุยเล่น ก็ควรบอกไว้ว่าคุณไม่มีธุระสำคัญ เพียงแต่นึกถึงและฝากเบอร์ให้โทร.กลับ หากเขาว่างพอ ถ้าคุณไม่บอกจุดประสงค์ บางทีเขาอาจไม่โทร. กลับหากระแวงว่าการติดต่อ ของคุณมีอะไรแอบแฝง
          - บอกเวลาที่ดีที่สุดที่เขาจะติดต่อคุณได้ไว้ด้วย ไม่ใช่เมื่อเขาโทร.กลับแล้วคุณก็ไม่อยู่ ติด ประชุมอยู่นั่น เลยไม่ได้รู้เรื่องกันพอดี
          - บอกเบอร์โทร.ของคุณให้ครบถ้วน หากคุณอยู่ต่างจังหวัด ควรบอกหมายเลขรหัสทาง ไกลไว้ด้วย เพื่อความสะดวกของการติดต่อกลับ

          เรื่องของอุปกรณ์สื่อสารสมัยใหม่นี้เป็นเรื่องที่คุณไม่ควรมอง ข้าม โทรศัพท์เป็นเครื่องมือ อีกอย่างที่ทำรายได้ให้คุณกับบริษัทของคุณได้อย่างง่ายๆ หากคุณใช้มันให้ได้ประโยชน์เต็มที่ อย่าตกใจกับความไม่คุ้นเคย หากคุณทำได้ในครั้งแรก ครั้งต่อๆไปก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกแล้ว